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Como controlar o contas a pagar de maneira eficaz.

Saiba como controlar o contas a pagar da sua empresa de maneira com você possa saber exatamente o que precisa ser pago naquele mês ou ainda tudo que precisa ser pago, independente de qual mês vence ou venceu aquele título.

Estrutura do contas a pagar

As empresas hoje em dia, quando começam é o próprio dono, empresário que cuida do contas a pagar e contas a receber e isso acaba atrapalhando o fluxo financeiro porque essa pessoa não está focada no fluxo de caixa e sim em vendas.

O contas a pagar é sempre um problema nas empresas em relação a controle e isso não é nada bom, uma vez que esse setor precisa de muito controle e previsibilidade, ou seja, precisa saber o que pagar antes de pagar.

A estrutura básica de um contas a pagar sempre começa em duas pessoas, a pessoa que controla o que precisa pagar, através do fluxo de caixa e outra que autoriza os pagamentos no internet banking.

Essa estrutura básica faz com que a pessoa responsável pelos pagamentos fique focada no que precisa ser pago, e a outra pessoa possa revisar o trabalho do colega afim de diminuir os erros.

Controle antecipado

O controle do contas a pagar pode ser feito mediante planilha ou sistemas, ou ainda aquelas pastas separadoras que por mais arcaico que sejam, elas funcionam.

A ideia de contas a pagar é sempre antecipar o que precisa ser feito e não só incluir nos controles o que foi pago.

Para um controle eficiente é primordial quando chegar uma duplicata, a pessoa responsável incluir no controle da planilha ou sistema. Esse simples passou faz com que qualquer relatório seja possível.

Outro ponto importante é sobre o plano de contas ou plano de categorias financeiras. Esse plano é importante para que os relatórios estejam de forma padrão e com uma lógica que o gestor precisa enxergar.

 

Controle diário

O ideal é que todos os dias a pessoa responsável pelo contas a pagar tenha um rotina de ver o que precisa ser pago no dia e fazer a conciliação bancária do dia anterior.

Essa rotina diária faz com que o dia seja realizado e o dia anterior seja conferido, diminuindo assim, por conta de algum erro ou esquecimento, o valor de juros e multa.

 

Análises

As análises financeiras e a teoria dessas análises são muito vastas, mas vou listar algumas que se toda pequena e média empresa tiver em mãos, dificilmente irá ser pega de surpresa.

  1. Valor das contas em aberto – Valores de cada título em aberto, por categoria financeira, data de vencimento, por fornecedor e previsão de pagamento.
  2. Aging list – É a relação das contas em aberto, mencionadas acima, aglutinado de 30 em 30 dias. Essa visão possibilita a mensuração de caixas futuros, afim de saber o quanto vai receber num prazo de 3 a 5 meses, normalmente.
  3. Pagamentos realizados – É a relação de valores pagos, baixados por categoria. Essa visão ajuda a pensar aonde está indo o dinheiro e pode facilitar numa eventual redução de custos.

Conclusão

Por fim, o contas a pagar é sempre um calo nas pequenas e médias empresas e para um bom desempenho o ideal é contar com um sistema de gestão e um bom contador para que você possa ser orientado de maneira correta. O Contador, através da sua expertise e conhecimento de vários clientes, pode sim ajudar no dia a dia financeiro da sua empresa.

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Author: John Moura
É CEO na Hult Contabilidade. Contador bacharel em contabilidade pela Universidade Positivo. Mais de 10 anos de experiência na área contábil e tributária. Trabalhou com pequenas empresas e multinacionais. Ja fez implantação de sistemas TOTVS e foi Key user SAP.

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